Presupuesto de una carrera popular: partidas y cómo calcularlo

El error más común al presupuestar una carrera es empezar por el precio de inscripción ("en la del pueblo de al lado cobran 12 €") y luego intentar que salgan las cuentas. Es al revés: primero los costes, luego los ingresos que no dependen de los corredores, y el precio sale de ahí.

Separa costes fijos y variables#

Costes fijos (no cambian aunque vengan 300 o 1.500 corredores):

• Montaje de salida y meta: arco, megafonía, generador, vallas.
• Asistencia sanitaria: ambulancias y médico durante las horas de la prueba.
• Señalización y material de cortes.
• Diseño de cartel, web y comunicación.
• Trofeos de la clasificación general.
• Tasas municipales, si las hay.

Costes variables (se multiplican por cada inscrito):

• Chip y dorsal.
• Seguro por participante.
• Camiseta, medalla y bolsa del corredor.
• Avituallamiento (agua, fruta, bebida isotónica).
• Comisión de la pasarela de pago de la plataforma de inscripción.

Un ejemplo con precios publicados#

Para que las cifras no sean inventadas, tomamos como referencia las tarifas que publica la Federación de Atletismo de Madrid para su servicio de organización y cronometraje de pruebas de ruta en 2025:¹

Con 600 corredores, solo chip, dorsal y seguro suman unos 2,23 € por persona antes de hablar de camisetas o avituallamiento. Son cifras de un servicio concreto: en otra comunidad o con otra empresa cambiarán, pero te sirven para comprobar si un presupuesto que te pasan tiene sentido.

Ingresos que no son inscripciones#

• Patrocinio en dinero o en especie (agua, fruta, camisetas). Lo vemos en cómo conseguir patrocinadores.
• Subvención municipal o de la diputación.
• Venta de fotos: si los corredores pueden comprar sus fotos, una parte de esas ventas puede ir a la organización.
• Dorsal solidario o donaciones, si la carrera tiene causa benéfica (en este caso, el dinero tiene su destino y no cuenta para cubrir gastos).

Cómo calcular el precio de inscripción#

1. Suma los costes fijos.
2. Resta los ingresos seguros que no dependen de inscritos (patrocinio firmado, subvención concedida).
3. Divide lo que queda entre los inscritos que esperas en el escenario pesimista.
4. Súmale el coste variable por corredor.
5. Añade un margen para imprevistos (entre un 5 y un 10 % es razonable).

Si el precio resultante es demasiado alto para tu público, tienes tres palancas: bajar costes fijos, conseguir más patrocinio o reducir lo que va en la bolsa del corredor. La camiseta técnica es, casi siempre, la partida variable más cara.

Trabaja con tres escenarios#

Haz el presupuesto con tres cifras de inscritos: pesimista, esperada y optimista. Si el pesimista da pérdidas, necesitas reducir costes o asegurar ingresos antes de comprometer gastos. Los pedidos de camisetas y medallas tienen que esperar a tener inscritos reales.

Partidas que se olvidan#

• Vasos, bolsas de basura y limpieza posterior.
• Comida y agua para los voluntarios.
• Imperdibles para los dorsales.
• Material para la lluvia (plásticos, carpas).
• Gastos bancarios y devoluciones de inscripciones.

Sigue con las inscripciones y dorsales o mira cuánto cuesta cronometrar una carrera.