Voluntarios para una carrera: cuántos necesitas y cómo organizarlos

No hay una cifra oficial de voluntarios por corredor. Lo que hay son puestos que cubrir, y cada puesto necesita un número de personas durante un número de horas. Si haces la cuenta puesto por puesto, te sale una cifra realista; si la haces "a ojo", te faltará gente en el sitio que menos esperabas.

Los puestos de una carrera#

Antes de la salida

• Entrega de dorsales y bolsas (uno o varios días antes, y la mañana de la prueba).
• Guardarropa.
• Información y megafonía.
• Control de cajones de salida.

En el recorrido

• Cruces y accesos: una o dos personas en cada punto donde un vehículo o un peatón pueda cruzarse con los corredores. Es el puesto más importante para la seguridad.
• Avituallamientos: depende del número de corredores que pasan por minuto.
• Señalización de giros y puntos kilométricos.
• Bicicletas de apertura y cierre de carrera.

En meta

• Canalización de llegada y entrega de medallas.
• Avituallamiento final.
• Recogida de chips, si se usan chips recuperables.
• Guardarropa (otra vez).

Cómo calcular cuántos#

Haz una tabla con tres columnas: puesto, personas a la vez, horas. Algunas pautas:

• Cruces: al menos una persona por cruce, dos si hay tráfico o la visibilidad es mala. En vías con tráfico, el control lo hace la policía o personal habilitado; el voluntario no puede sustituirlos.
• Avituallamiento: en las primeras oleadas pasan muchos corredores a la vez. Cuenta con preparar los vasos antes y con dos o tres personas por mesa para reponer.
• Entrega de dorsales: depende del sistema. Con los dorsales ordenados por número y un buscador en una tableta, una persona puede atender muchos más corredores por hora que con listas en papel.
• Reserva: un 10 % más de lo calculado. Siempre falla alguien.

Cómo reclutarlos#

• Clubes de atletismo de la zona, que muchas veces colaboran a cambio de una aportación al club.
• Institutos y universidades, que en algunos casos reconocen horas de voluntariado.
• Asociaciones de vecinos de las calles por donde pasa la carrera.
• Familiares de los propios corredores.

Abre un formulario con disponibilidad horaria y talla de camiseta, y cierra la asignación de puestos un mes antes.

Organización#

• Un responsable por zona (salida, cada avituallamiento, meta) que sea el único interlocutor de su grupo.
• Una hoja por puesto con: ubicación exacta en un mapa, hora de llegada, tareas, a quién avisar si algo va mal y qué hacer en caso de emergencia.
• Reunión previa o vídeo corto con el recorrido y las normas básicas.
• Canal de comunicación que funcione: comprueba la cobertura en todo el recorrido.

Que vuelvan el año que viene#

• Camiseta distinta a la de los corredores (también ayuda a identificarlos).
• Desayuno o almuerzo.
• Agradecimiento público y en el email a los corredores.
• Preguntarles qué mejorarían. Saben más que nadie de lo que falló en su puesto.

Para dimensionar los puntos de agua, sigue con avituallamientos de una carrera.